Τα αρχεία πολλαπλασιάζονται γρήγορα σε προσωπικούς υπολογιστές και, χωρίς λίγο προγραμματισμό, οι χρήστες μπορούν να καταλήξουν να αναζητούν μια μακρά λίστα διάφορων αρχείων με ονόματα που φαινόταν λογικά όταν δημιουργήθηκαν, αλλά τώρα φαίνονται πολύ μυστηριώδη.
Τα Windows αποθηκεύουν αυτόματα νέα αρχεία κειμένου στο My Documents και αρχεία γραφικών στο My Pictures, εκτός και αν το πείτε διαφορετικά – εξαιρετικό για να γνωρίζετε πού βρίσκονται τα αρχεία σας, αλλά όχι τόσο καλό όταν έρθει η ώρα να τα βρείτε ξανά. Ένας μικρός προγραμματισμός θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα εύχρηστο οργανωτικό σύστημα για όλα τα έγγραφά σας.
Η χρήση ένθετων φακέλων είναι ένας εύκολος τρόπος για να οργανώσετε τα έγγραφά σας. Χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή σας τόσο για προσωπικά όσο και για επαγγελματικά έργα; Σκεφτείτε να δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό φάκελο για έγγραφα “Προσωπικά” και “Επιχειρηματικά”. Μέσα σε αυτούς τους φακέλους, χωρίστε σε πρόσθετες κατηγορίες.
Στον φάκελο “Προσωπικό”, ενδέχεται να βρείτε ένα συνονθύλευμα επιστολών σε φίλους και συγγενείς, επιστολές στον εκδότη της τοπικής σας εφημερίδας, παράπονα σε εταιρείες για μη ικανοποιητικά προϊόντα, ληφθείσες συνταγές και σελίδες ιστότοπου για διάφορα θέματα κ.λπ. Ένας φάκελος “Αλληλογραφία” θα μπορούσε να χωριστεί σε περισσότερους φακέλους με την ένδειξη “Φίλοι και οικογένεια” και “Επιχειρηματική αλληλογραφία”. Ο φάκελος “Φίλοι και οικογένεια” θα μπορούσε να υποδιαιρεθεί περαιτέρω σε φακέλους για κάθε άτομο, με την προϋπόθεση ότι αλληλογραφείτε τακτικά. θα μπορούσατε να προσθέσετε έναν φάκελο “Διάφορα” για όσους επικοινωνείτε σπάνια. Εάν επικοινωνείτε μέσω email, μπορείτε επίσης να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ή να κατεβάσετε τα δικά σας email και τις απαντήσεις που λαμβάνετε, ιδιαίτερα όταν οι επιστολές περιέχουν πολύτιμες πληροφορίες. Ο φάκελος “Friends and Family” μπορεί επίσης να είναι ένα καλό μέρος για την αποθήκευση προσωπικών φωτογραφιών.
Ρίξτε μια καλή ματιά στις λήψεις του ιστότοπου και στα διάφορα αρχεία που έχετε συγκεντρώσει. Έχετε πολλές συνταγές ή πληροφορίες για vintage αυτοκίνητα ή εναλλακτικούς πόρους ενέργειας; Δημιουργήστε ευρείες κατηγορίες και, στη συνέχεια, υποδιαιρέστε. Οι «Εναλλακτικοί Πόροι Ενέργειας» προτείνουν αρκετές υποκατηγορίες: «Αιολική», «Ηλιακή», «Βιοντίζελ» κ.λπ.
Από την πλευρά της επιχείρησης, μπορεί να έχετε αλληλογραφία, σημειώσεις έργου, υλικό υπόβαθρο, τελειωμένα και σε εξέλιξη γραπτά και μια ποικιλία οικονομικών αρχείων. Παρουσιάζονται διάφορες οργανωτικές επιλογές. Όσον αφορά τα οικονομικά αρχεία, θέλετε να τα ομαδοποιήσετε όλα μαζί σε έναν ενιαίο φάκελο και να τα υποδιαιρέσετε όπως χρειάζεται; Ή θέλετε να κρατήσετε τους οικονομικούς φακέλους με τα αντίστοιχα αρχεία έργων;
Ας υποθέσουμε ότι κάνετε ανεξάρτητη εργασία για πολλές εταιρείες και έχετε μια ποικιλία αρχείων για κάθε εταιρεία. Μια μέθοδος οργάνωσης είναι η δημιουργία ενός φακέλου “Ελεύθερος Επαγγελματίας” και, στη συνέχεια, ένας φάκελος για κάθε πελάτη. υποδιαιρέστε το καθένα από αυτά σε “Γενικές πληροφορίες”, “Έργα”, “Τιμολόγια”, “Αλληλογραφία” και ούτω καθεξής. Ο φάκελος “Τιμολόγια” για κάθε πελάτη θα μπορούσε να υποδιαιρεθεί ξανά ανά έτος και να περιέχει όλα τα τιμολόγια που έχετε στείλει στον πελάτη. Οι φάκελοι “Έργα” θα μπορούσαν να υποδιαιρεθούν σε “Νέα έργα”, “Εργασία σε εξέλιξη”, “Έγινε αλλά δεν εστάλησαν” (για αρχεία που πρέπει να υποβάλετε) και “Απεσταλμένα”. Αυτό όχι μόνο σάς βοηθά να αποθηκεύετε ολοκληρωμένα αρχεία, αλλά σας επιτρέπει να οργανώνετε την εργασία σας καθώς την κάνετε.
Στο φάκελο “Ελεύθερος Επαγγελματίας”, μπορεί επίσης να θέλετε να παρέχετε έναν φάκελο “Οικονομική Περίληψη” που περιέχει ένα ή περισσότερα αρχεία που συνοψίζουν τις οικονομικές πληροφορίες για όλους τους πελάτες.
Ενώ σχεδιάζετε την οργάνωση των αρχείων σας, σκεφτείτε επίσης πώς να ονομάσετε τα αρχεία σας. Βοηθά στη δημιουργία ενός συστηματικού τρόπου ονομασίας αρχείων. Τα τιμολόγια, για παράδειγμα, θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν “Τιμολόγιο” συν το όνομα του πελάτη σας, το έργο και την ημερομηνία υποβολής: “Τιμολόγιο Harvard Stephen Crane 10-20-2005”. Η αλληλογραφία σχετικά με το έργο θα μπορούσε να φέρει την ένδειξη “Correspondence Harvard Stephen Crane 10-20-2005”. Είναι αρκετά εύκολο να μετονομάσετε υπάρχοντα αρχεία για να χωρέσουν στο νέο οργανωτικό σας σχέδιο. στα Windows, απλώς κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιο του αρχείου, κάντε κύλιση προς τα κάτω στην επιλογή “Μετονομασία”, κάντε αριστερό κλικ και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα.
Μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας! Κάψτε ένα CD για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες σας και ελευθερώστε τον σκληρό σας δίσκο στη διαδικασία. Και εφαρμόστε τον ίδιο τύπο προγραμματισμού με τα αρχεία αντιγράφων ασφαλείας που κάνετε στον σκληρό σας δίσκο. Μια μικρή οργάνωση μπορεί να κάνει τη ζωή σας στον υπολογιστή πολύ πιο εύκολη.